Kurzbeschreibung des Zürcher Zeiterfassungssystems
Das Zeiterfassungssystem dient der Erfassung von Arbeitszeiten von eingesetzten Mitarbeitern, der Erfassung von Maschinenlaufzeiten, der Regelung der
Zugangsberechtigung zu Fahrzeugen und Maschinen sowie der effektiven Zuordnung der erfassten Zeiten zu Zeitgruppen und Kostenstellen. Die erfassten
Zeiten werden zur Lohnfindung, zur Pausenkontrolle sowie zur Kostenerfassung der eingesetzten Arbeitsmittel verwertet. Durch automatische
Erfassung soll die Verwaltung der Arbeitszeiten vereinfacht, die Bewertung weitgehend automatisiert und damit eine Effizienzsteigerung und
Rationalisierung erreicht werden.
Beschreibung des Zeiterfassungssystems
Die Mitarbeiter müssen sich durch Stecken einer Chipkarte in den mobilen Loggern identifizieren, die neben ihrem Namen und ihrer Personalnummer weitere
Informationen enthält. Der Logger registriert dies als „Stempelereignis“. Stempelereignisse treten auf beim „Anstempeln“, „Abstempeln“, wechseln der
Kostenstelle und der Benutzung von Fahrzeugen, die mit einem Logger ausgerüstet sind. Bei der Benutzung von Fahrzeugen und Maschinen wird unterschieden
in Vorhaltezeit und effektiver Motorlaufzeit. Die Stempelereignisse werden in den jeweiligen Loggern gespeichert.
Nach Ende eines Erfassungsintervalls, typischerweise einer Woche, werden die Logger in der Home-Station entladen und die gesammelten Ereignisse
an die EDV weitergeleitet. Eine Korrektur von Einzelereignissen, sowie eine Plausibilitätskontrolle ist über die Control-Station möglich. Des weiteren
dient die Control-Station zur Erstellung der Chipkarten-Ausweise, der Konfiguration der Homestation sowie zur Kontrolle der gesamten Datenerfassung.
Beim Andocken an die Homestation werden von der Homestation die neuesten Personal- und Kostenstellendatensätze auf die Logger übertragen,
sodass alle Kostenstellen und wichtigen Personaldaten listenmäßig in den Loggern verfügbar sind. Hierbei werden auch die Rechte übertragen,
die einzelne Personen zur Benutzung von Maschinen und Geräten berechtigen.
Cheftool
Das Cheftool reduziert die Komplexität der Daten auf das Wesentliche. Auf einem Bild sind alle
getrackten Fahrzeuge, Geräte und Smartphones sofort ersichtlich. Fahrtrouten und
Geo-Positionen werden zusammen mit den jeweiligen Zeiten und dem jeweiligen Mitarbeiter
als Karten- und Listenansicht angezeigt. Diese Funktion ermöglicht Abweichungen oder
Unklarheiten auf einem Blick zu erkennen und nachzuvollziehen. Zusätzlich zu den Geo-Positionen
werden minutengenau, Zeitstempel START/ENDE der Strecke sowie der dazu gehörige
Gerätename und die Kostenstellen angezeigt. Das Planen und Kalkulieren zukünftiger Bauprojekte
wird erleichtert und die die Kontrolle im Nachgang verhindert wiederkehrende Probleme weiterlesen
Funktionen/Ansichten
> Alle getrackten Fahrzeuge, Geräte und Smartphones
> Gruppenbildung
> Mehrfach- oder Einzelauswahl
Im Cheftool werden alle getrackten Fahrzeuge, Geräte und Smartphones
aufgelistet. Die Funktion ermöglicht dem Nutzer bestimmte Positionen
auszuwählen und genauere Details zu erhalten. Zusätzlich können im
voraus Kolonnen gebildet werden, die sich dann einfach und über-
sichtlich verwalten lassen. Welchen Zeitraum oder welche Kolonne Sie
gerade einsehen möchten bestimmen Sie selbst!
Plausibilitätsbetrachtung
> Zeitstempel: START/ENDE der Strecke
> Position: START/ENDE
> Kostenstelle (im Geofence)
Nach Ende eines Erfassungsintervalls, typischerweise einer Woche, werden die Logger in der HomeStation entladen und
die gesammelten Ereignisse an die EDV weitergeleitet. Eine Korrektur von Einzelereignissen, sowie eine Plausibilitäts-
kontrolle ist über die ControlStation möglich. Wo wurde angestempelt? Wurde die kürzeste/schnellste Route gefahren?
Wo und wann wurde abgestempelt?
Fahrstreckenermittlung
> Live-Tracking: aktuelle Route der Baufahrzeuge
> Ausgewählte Fahrstrecken
> Uhrzeit der letzten Geo-Position
Mit dem Tracker können Sie alle Fahrzeuge und Geräte erfassen,
von denen nur Standorte oder Fahrtrouten erfasst werden sollen:
Sie wollen wissen, wo Ihre Kleinbagger gerade stehen oder wo sie
am Samstag Dienste leisten? Wo sich die vermieteten Geräte be-
finden? Auf welcher Baustelle Geräte „geparkt“ sind?
Cheftool PDF: 
Smart Logger - Die App für Ihr Smartphone
Unser bewährtes Betriebsdatenerfassungssystem "Logger" mit seiner einfachen funktionalen Handhabung,
funktoniert auch auf einem gängigen Smartphone. Daten die Sie zur Abrechnung und Dokumentation
benötigen, können direkt an Ihre Lohnabrechnungs- und Kalkulaationsprogramme übermittelt, bearbeitet
und gespeichert werden. Die optimale Anpassung an Ihre Programme können wir gewährleisten.
Eine ganze Reihe von Schnittstellen zu den marktgängigen Programmen sind von uns bereits definiert
und bedürfen keiner Anpasssung weiterlesen
Kostenstellenauswahl
> Alphabetisch bereitgestellte Liste
> Unterkostenstellenauswahl
> Zentrale Steuerung über ZHS-Manager
Die zentrale Steuerung der Kostenstellen erfolgt über den ZHS-Manager,
der sie dann allen "Smart-Loggern" zur Verfügung stellt.
In der bereitgestellten Liste können Sie die entsprechenden Kostenstelle an- bzw. auswählen.
Fehlzeitenverwaltung
> Urlaub, Krank oder andere Abwesenheit
> Erfassung direkt am Smartphone
> flexibel, einfach und gut
Für alle Mitarbeiter können Fehlzeiten jeder Art direkt vor Ort
erfasst und dokumentiert werden. Somit wird der Smart-Logger
zum idealen Werkzeug für Ihren Gruppenleiter, Vorarbeiter oder Polier.
Neben der eigentlichen Fehlzeit wird ebenfalls erfasst,
wer diese Fehlzeit festgehalten hat.
Fremderfassung
> Anstempelfunktion für weitere Mitarbeiter
> Datum- und Zeitauswahl
> Ermöglicht Nachfassung
Verantwortliche Mitarbeiter vor Ort können die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen
Der „SMART-Logger“ ermöglicht Ihnen das Erzeugen von Zeitereignissen für andere
Mitarbeiter. Auch hier wird erfasst, wer diese Ereignisse erzeugt hat.
Datenerfassung im Fahrzeug - LOGGER
Mit der elektronischen Betriebsdatenerfassung LOGGER von Zürcher können sowohl die Arbeitsstunden der Mitarbeiter auf der Baustelle,
sowie auch die Laufzeiten von LKW, Kran oder Bagger lückenlos erfasst und der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden.
Der Mitarbeiter identifiziert sich mit seiner Chipkarte am mobilen Logger-Gerät und hat so Eigenverantwortung für seine Arbeitszeit.
Nach erfolgter Datenerfassung werden die im Logger gespeicherten Informationen an eine Zentralstation übertragen und können
dort weiter verarbeitet werden. Durch automatische Erfassung soll die Verwaltung der Arbeitszeit vereinfacht, die Bewertung automatisiert
und damit eine Effizienzsteigerung und Rationalisierung erreicht werden weiterlesen
Individuelle Chipkarten
> Name und Personalnummer
> Firmenlogo
> Jeder Mitarbeiter trägt die eigene Verantwortung
Mit der Chip-Karte identifiziert sich der Mitarbeiter beim Logger zur Zeiterfassung und zur Gerätebedienung.
Sie kann optisch an ihre Gestaltungswünsche angepasst werden
z.B. durch Ihr Firmenlogo oder verschiedenfarbige Zugangsberechtigungen.
LOGGER
> Minutengenaues: KOMMEN/GEHEN
> Direkte Datenübertragung in Ihr Lohnprogramm
> Kostenstellenerfassung
Der Logger ist ein robustes, mobiles Handgerät, welches für den Einsatz in
rauen Umgebungen, wie z.B. Baustellen, konzipiert ist.
Aufgrund des eingebauten Akkus kann das Gerät netzunabhängig betrieben werden.
Dabei bleiben die gespeicherten Daten auch bei einem leeren Akku erhalten.
Die Bedienung des Loggers ist für jeden Mitarbeiter leicht und problemlos durchzuführen,
da das Gerät über eine dreizeilige Anzeige verfügt, die den Anwender leitet und unterstützt.
Zudem beschränkt sich das Tastaturfeld auf sechs Tasten, die zur Benutzung des Loggers ausreichen.
Tracker
> Aufenthaltsort von Geräte und Fahrzeuge
> Fahrtroutenerfassung
> Maschinenlauf- Ausfallzeiten
Der Tracker ermittelt die GPS Position und überträgt sie mithilfe der SIM-Karte an das ZHS-System.
Er ist dazu geeignet, die Abrechnungen der Fremdspediteure zu kontrollieren, da die GPS Position
immer zusammen mit dem Zeitpunkt erfasst wird und am Ende des Tages durch das Ziehen des
Steckers eine Buchung erzeugt wird. Sie können sich auch die Position Ihrer Geräte (Bagger,Raupen etc.)
zu Dispositionszwecken anzeigen lassen oder die Gerätenutzung automatisch auf die Kostenstellen
buchen lassen. Das wiederum führt dann bei den Bauleitern zu erhöhtem Handlungsbedarf.
Beschreibung des Zeiterfassungssystems
Die Mitarbeiter müssen sich durch Stecken einer Chipkarte in den mobilen Loggern identifizieren, die neben ihrem Namen und ihrer Personalnummer weitere Informationen enthält.
Der Logger registriert dies als „Stempelereignis“. Stempelereignisse treten auf beim „Anstempeln“, „Abstempeln“, wechseln der Kostenstelle und der Benutzung von Fahrzeugen, die mit einem Logger ausgerüstet sind. Bei der Benutzung von Fahrzeugen und Maschinen wird unterschieden in Vorhaltezeit und effektiver Motorlaufzeit.
Die Stempelereignisse werden in den jeweiligen Loggern gespeichert. Nach Ende eines Erfassungsintervalls, typischerweise einer Woche, werden die Logger in der HomeStation entladen und die gesammelten Ereignisse an die EDV weitergeleitet.
Eine Korrektur von Einzelereignissen, sowie eine Plausibilitätskontrolle ist über die ControlStation möglich. Des weiteren dient die ControlStation zur Erstellung der Chipkarten-Ausweise, der Konfiguration der Homestation sowie zur Kontrolle der gesamten Datenerfassung.
Beim Andocken an die Homestation werden von der Homestation die neuesten Personal- und Kostenstellendatensätze auf die Logger übertragen, sodass alle Kostenstellen und wichtigen Personaldaten listenmässig in den Loggern verfügbar sind. Hierbei werden auch die Rechte übertragen, die einzelne Personen zur Benutzung von Maschinen und Geräten berechtigen.
Das System gliedert sich in folgende Einheiten:
Logger
Der Logger ist ein robustes, mobiles Handgerät, welches für den Einsatz in rauhen Umgebungen, wie z.B. Baustellen, konzipiert ist. Aufgrund des eingebauten Akkus kann das Gerät netzunabhängig betrieben werden. Dabei bleiben die gespeicherten Daten auch bei einem leeren Akku erhalten.
Die Bedienung des Loggers ist für jeden Mitarbeiter leicht und problemlos durchzuführen, da das Gerät über eine dreizeilige Anzeige verfügt, die dem Anwender leitet und unterstützt. Zudem beschränkt sich das Tastaturfeld auf sechs Tasten, die zur Benutzung des Loggers ausreichen.
CarStation
Die CarStation dient zur mechanischen Aufnahme des Loggers im Fahrzeug. Sie versorgt den Logger mit Energie und lädt zugleich den Akku. Sie enthält eine Kennung, über die der Logger das Fahrzeug identifizieren kann und ermöglicht das Erfassen des Zündungssignals, sowie eine vom Kunden frei definierbare Schaltfunktion.
Wird ein Fahrzeug ohne Berechtigung benutzt, ertönt ein lauter Alarmton durch einen integrierten Lautsprecher.
WallStation
Die WallStation besteht aus der Wand-Halterung und einem über ein Kabel verbundenes Netzteil, welches mit einem Stecker für das 230V-Netz versehen ist.
Sie dient zum Laden des Loggers und als Halterung für den stationären Betrieb.
HomeStation
Die HomeStation dient als Entladestation für die Logger und wird daher im Werk-Bereich fest montiert und mit einem lokalen EDV Netz verbunden. Sie ist die Verbindung von ControlStation und Logger.
Die HomeStation übernimmt die Daten der verschiedenen Logger und speichert diese in regelmäßigen Intervallen auf dem Netzwerkserver. Die Daten stehen nun systemweit zur Verfügung und können von der ControlStation zur Weiterverarbeitung abgerufen werden.
Eine an die HomeStation angeschlossene DCF77 Uhr garantiert absolute Zeitgenauigkeit des Systems.
Chipkarten
Mit der Chip-Karte identifiziert sich der Mitarbeiter beim Logger zur Zeiterfassung und zur Gerätebedienung. Sie kann optisch an ihre Gestaltungswünsche angepasst werden z.B. durch Ihr Firmenlogo oder verschiedenfarbige Zugangsberechtigungen.
ControlStation
Die ControlStation besteht aus einem handelsüblichen PC, welcher zusätzlich mit einem Chipkartenleser ausgestattet ist. Auf der ControlStation sind alle systembedingten Programme installiert, die zur Bedienung des Zeiterfassungssystems benötigt werden. Die ControlStation kann als Einzelarbeitsplatz und als Netzarbeitsplatz betrieben werden.
Software
Die Software wurde für eine Windows Umgebung konzipiert und erfüllt folgende Aufgaben:
1. Stammdatenverwaltung
Anlegen und Pflegen von Personal, Fahrzeug und Kostenstellendaten, die in den Betrieben anfallen.
2. Chipkarten Initialisieren
Ausstellen von persönlichen Ausweiskarten für Mitarbeiter.
3. Bearbeiten und Verwalten von Ereignissen
Die anfallenden Daten werden automatisch auf Fehler untersucht und können vom Anwender korrigiert werden. Nach erfolgter Korrektur werden die Daten durch Buchung bestätigt.
4. Auswertung der Ereignisse
Ereignisse können nach Arbeitszeiten, Maschinenlaufzeiten, Personen oder Kostenstellen ausgewertet werden.
5. Nachrichten an Mitarbeiter
Es können kurze Mitteilungen an einzelne oder an alle Mitarbeiter eingegeben werden. Die Software reicht diese automatisch an die Logger weiter.
Der Zugang zur Software ist durch ein Passwort geschützt und erlaubt den Zugriff auf das Programm in drei Berechtigungsebenen.
Die Vorteile des Systems
Arbeitszeiten und Kosten:
Die Erfassung von Arbeitszeiten durch Schreiben von Stundenzetteln ist in der Praxis sehr aufwendig und ungenau. Dagegen ist die elektronische Aufzeichnung von Stempeldaten präzise und unkompliziert durch einfaches Stecken der Karte für jeden Mitarbeiter möglich. Auch in der Lohnbuchhaltung sinkt der Bearbeitungsaufwand erheblich, da sämtliche Daten nach Mitarbeitern oder Kostenstellen sortiert für die Auswertung zur Verfügung stehen. Fehlende Stundenzettel, die bei der Lohnabrechnung mühsam rekonstruiert werden müssen, sind durch die elektronische Erfassung und Verarbeitung der Arbeitszeiten ausgeschlossen.
Maschinenlaufzeiten und -auslastung:
Durch den Logger wird sowohl die Nutzungsdauer, sowie die tatsächliche Laufzeit einer Maschine oder eines Fahrzeugs aufgezeichnet. Dadurch stehen für die Nachkalkulation wertvolle Daten zur Verfügung, die sonst nur mit sehr hohem Aufwand und einer nicht unwesentlichen Mehrbelastung der Mitarbeiter zu erfassen sind.
Nutzungsberechtigung:
Durch die Kontrolle der Nutzungsrechte eines Mitarbeiters zur Verwendung eines Fahrzeugs oder einer Maschine wird ein unberechtigter Zugriff vom Logger registriert und bleibt somit der Geschäftsleitung nicht verborgen. Der akustische Warnton dient dabei zur Abschreckung und weist auf einen unzulässigen Vorgang hin.
Ersparnis:
Das Einsparungspotential durch eine elektronische und präzise Arbeitszeiterfassung ist enorm und kann nach folgender Formel abgeschätzt werden:
E(Ersparnis)= N(Anzahl Mitarbeiter) x 0.25 Std.(= 15min/Tag) x 220 T(Arbeitstage im Jahr) x L(Stundenverrechnungssatz)
z.B.: E= 60 Arbeiter x 0.25 Std./Tag x 220 Arbeitstage x € 28,--/Std. = € 92.400,--
Es wurde bei der Berechnung angenommen, dass jeder Arbeiter beim Notieren seiner Arbeitszeit diese um einen Bereich von durchschnittlich 15 Minuten pro Tag zum Nachteil des Arbeitgebers rundet.
Zu beachten ist zudem, dass in dieser Rechnung die zusätzliche Zeitersparnis im Bereich der Lohnbuchhaltung nicht berücksichtigt wurde.
Beschreibung einiger wichtiger Funktionen:
Stammdaten verwalten
Unter dem Menü Stammdaten werden die Mitarbeiter, Kostenstellen und Fahrzeuge Ihres Betriebes verwaltet.
In dem abgebildeten Dialog ist beispielhaft die Personalstammdatenverwaltung dargestellt. Hier können neue Mitarbeiter angelegt und die Daten bestehender Mitarbeiter bearbeitet werden.
Je nach Verantwortungsbereich können für jeden Mitarbeiter unterschiedliche Nutzungsrechte vergeben, sowie eine oder mehrere Fahrzeuggruppen zur Bedienung freigegeben werden.
Weiterhin wird festgelegt, welches Pausenprofil für den gewählten Mitarbeiter Gültigkeit hat. Diese hier vorgenommenen Eingaben werden an den Logger übergeben und bei jedem Stempelvorgang berücksichtigt.
Arbeitszeit-Nachbearbeitung
Vom Logger erfasste Bewegungsdaten werden in das System überspielt und stehen für den Anwender zur Verfügung.
Die Abbildung zeigt wie die gestempelten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter eingesehen und nach Bedarf modifiziert werden können. Dabei kann der Anwender den Betrachtungszeitraum frei wählen.
Die Software erkennt fehlerhafte oder unlogische Ereignisse selbständig und markiert diese rot. Durch die Schaltflächen EINFÜGEN, LÖSCHEN, ANHÄNGEN und KIPPEN wird die manuelle Nachbearbeitung der Daten auf einfache Weise möglich. Alle nachträglich veränderten Ereignisse werden blau dargestellt.
Arbeitszeit-Vergleich
Eine Sonderfunktion stellt die Möglichkeit des Arbeitszeitvergleichs dar. Sie vereinfacht die Nachbearbeitung von Stempelereignissen eines Mitarbeiters, indem dessen Arbeitszeit grafisch mit den Zeiten anderer Mitarbeiter in Relation gesetzt wird. Zudem ist ein Quervergleich zwischen Maschinenlaufzeiten und Arbeitszeiten möglich. Unstimmigkeiten werden so vom Bearbeiter erkannt und können dann umgehend korrigiert werden.
Kostenstellen-Auswertung
Zur Auswertung der erfassten Bewegungsdaten stellt das Programm mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Beispielhaft ist hier die Kostenstellenauswertung dargestellt, die eine Zusammenfassung aller angefallenen Lohn- und Gerätestunden einer Kostenstelle liefert. Die Daten sind in einer Tabellenstruktur gegliedert und können bis auf die tagesgenauen Stunden eines Mitarbeiters oder Gerätes aufgelöst werden. Eine Ausgabe der Auswertung auf einen Drucker ist jederzeit möglich
SchliessenDatenübertrag mit CarStation alt/ neu oder Tracker?
1. Alte CarStation: Identifiziert nur das Kfz. Der Logger speichert die Stempeldaten und die GPS Position. Der Datenübertrag erfolgt ausschließlich über die WallStation.
D.h. die GPS Position kann auch nur hinterher überprüft werden. CarStation und Logger ergeben im Zusammenspiel einen hohen Schutz vor Manipulation der Daten.
2. Neue CarStation: Der Datenübertrag kann zusätzlich über mobile (Funk-)Verbindung erfolgen, wenn ein Datenübertragungsmodul (GSM-Modul) eingebaut ist. Der Logger speichert Stempelund sonstige Daten und die GPS Position. Je nach Übertragungsfrequenz kann man also Daten mehr oder weniger schnell verarbeiten, Fehler aufdecken (Berichte), Fahrzeuge disponieren oder Gerätenutzung automatisch auf Kostenstellen buchen (Beispiele in der beiliegenden Präsentation). Mit dem GSM Modul (permanent online) kann die CarStation zusätzlich getrackt werden, bzw. Sie sehen immer den aktuellen Standort.
Das ZHS System verifiziert den Datenübertrag und lässt erst danach die Löschung der gespeicherten Daten auf dem Logger zu (patentiert). Die alte CarStation kann nicht mit dem GSM Modul zusammenarbeiten.
3. Tracker: Der Tracker ermittelt nur die GPS Position und überträgt sie mithilfe der SIM-Karte an das ZHS-System.
Er ist dazu geeignet, die Abrechnungen der Fremdspediteure zu kontrollieren, da die GPS Position immer zusammen mit dem Zeitpunkt erfasst wird und am Ende des Tages durch das Ziehen des Steckers eine Buchung erzeugt wird. Sie können sich auch die Position Ihrer Geräte (Bagger, Raupen etc.) zu Dispositionszwecken anzeigen lassen oder die Gerätenutzung automatisch auf die Kostenstellen buchen lassen. Das wiederum führt dann bei den Bauleitern zu erhöhtem Handlungsbedarf.
Der Tracker kann digitale Impulse empfangen wie z.B. einen Wiegeimpuls. Dazu muss die Schnittstelle eindeutig identifiziert sein. Im nächsten Schritt können wir die Aufbereitung und Darstellung der Daten für Sie entwickeln.